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組織変更時の規程内部門名称改定(変更)の簡易化方法

組織変更があると、規程内にある管掌部門の部門名称の変更も必要であり、その改定手続(通常は取締役会決議)は非常に煩雑ですし、抜け漏れが起きやすいものです。

今回は、この組織変更時の規程内部門名称改定の簡易化方法について解説します。


対応方法は2つあります。


  1. 取締役会での読み替え決議

  2. 規程内の記載を部門名称では無く役割を指定する方法


取締役会での読み替え決議


1つ簡便的な方法が読み替え決議です。


例えば、経理部を財務部と統合して経理財務部とするような組織変更があったとします。


この場合、取締役会において「当社規程中、経理部ないしは財務部とあるものは、経理財務部と読み替えるものとする。」という決議を行うのです。


規程の改定は通常、(取締役会設置会社の場合)取締役会決議を得るものとする会社が多いと思いますが、これでカバーが可能です。

(取締役会設置会社で無い場合は、取締役決定決議で同様のことを行えばOKです。)


ただ、例えばファイナンス部を経営企画部と財務部にわけるような場合には、対応が困難です(すでに制定している規程で、経営企画部と財務部にそれぞれ対応する管掌部門が分かれる場合)。


また、過去のこの種の読み替え決議が積み重なっている場合には、管理も煩雑です。


一時的な対応としては問題無いですが、常用するのはあまりおススメできません。


規程内の記載を部門名称では無く役割を指定する方法


役割指定にする

 

もう一つの簡便化方法、こちらがおススメなのですが、規程内の記載を部門名称では無く役割を指定する方法です。


具体例で示します。


例えば印章管理規程があったとして、その規程内には総務部が管掌部門であると指定されていたとします。

この場合、総務部が仮に人事総務部に変更になった場合は、規程の改定が必要となります。


(旧)総務部 → (新)人事総務部


この手続きが煩雑なわけですが、規程内の記載が部門名称指定でなくて、例えば「総務管掌部門」というような役割指定にすると、規程の改定が不要になります。

非常に簡便になりますね。


業務分掌規程で部門と役割を紐づけておけば内部統制的にもOK

 

上記の対応だけだと不安だ、曖昧になる、と不安に思う方もいらっしゃるかもしれません。


その場合、業務分掌規程(組織規程類でも良い)で、業務の役割と担当する管掌部門を紐づけておけば問題がありません。

例えば、印象管理業務(各種書面への押印行為等)という業務があって、その役割名称を「総務管掌部門」とし、実際の部門名称として「人事総務部」としておけば良いです。


この場合、組織変更があれば、業務分掌規程(または組織規程類)のみ変更(取締役会決議)を加えれば良いので、非常に簡便になります。


 

組織変更に伴う規程改正は重要な作業ではあるのですが、では生産性がある業務か?というと無いよね、というのが実際です。


上記対応により、かなりの省力化、簡便化が図れるはずですので、是非、導入検討を行ってみて下さい。

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