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規程等管理規程~テンプレートと作成のポイント~

ここでは規程等管理規程のテンプレートを提示します。

株式会社における規程管理のルール大元になりますので、IPOフェーズに突入した段階で制定するのが望ましいでしょう。


第1章 総則


(目的)

第1条

本規程は、当社における諸規程の制定、公布、改正及び廃止に当たって遵守すべき事項を定め、諸規程を体系的に整備して業務の運営を正確かつ効率的に執行することを目的とする。


(適用範囲)

第2条

本規程は、当社で制定されるすべての規程、細則、要領(以下「諸規程」という。)に適用する。


2.本規程は、当社における諸規程の立案、作成に関する業務を処理するものすべてに適用する。


(定義)

第3条

当社の諸規程は、次のように定義する。


  • 規程:当社の組織および業務の運営の基本的事項を定めたものをいう

  • 要領:規程または細則で定めた事項について、具体的な手続を定めたものいう

  • 基準:適宜必要に応じて作り、運営する



~作成のポイント~
規程のランクを明確に定め、当該規程のランクに応じて改廃についての権限を指定するとメンテナンスが容易になります。
ランクに応じた改廃の権限は11条で指定します。


(序例)

第4条

前条に定める諸規程は、前条に定める順序により上位規程とし、下位規程は上位規程に反する定めをしてはならない。


2.下位規程が上位規程に抵触する規定を定めているときは、その抵触する規程は無効とする。


3.同位規程の内容が相互に矛盾し、又は抵触するときは、制定及び改定時期が最も新しい規程を優先する。



~作成のポイント~
制定している規程の種類が多くなってくると、現実的に全容を把握するのが難しくなってきます(管理しなければいけない、というべき論はあるけれども、現実的に難しくなるのは事実)。
そのため、抵触していた場合の取扱いについて事前に定めておくのが良いです。


(委任)

第5条

上位規程は、その規程の権限範囲内において下位規程に対して詳細規程を委任することができる。


(業務処理の規程化)

第6条

すべての各部門責任者は、その担当する業務をできる限り標準化することに努め、標準化された業務は文書化して諸規程とすることに努めなければならない。


(管理責任者)

第7条

本規程の管理責任者は経営企画部門管掌取締役とし、また併せて規程管理責任者とする。



~作成のポイント~
規程管理の管掌責任者を指定します。


(解釈上の疑義)

第8条

本規程の解釈について疑義を生じた場合は、規程管理責任者は関係部署の責任者と協議の上、これを決定する。


第2章 制定・改廃


(制定・改廃の起案)

第9条

諸規程の関係部署の責任者は、会社の状況、業務運営の状況、又は関係者の要望等を勘案し、自発的に制定、改廃の原案を作成しなければならない。


(形式的要件・整合性の検討)

第10条

諸規程の起案者は、原案作成後、規程管理責任者に提出し、形式的な要件の検討、内容の整合性の検討を依頼する。


2.規程管理責任者は、受領した原案の形式的要件・内容の整合性を検討し、起案者にその結果を通知する。


(制定・改廃の決定)

第11条 諸規程の制定・改廃の決定は次のとおりとする。


  • 規程:原則として、関係部署と協議のうえ、取締役会で決定するものとする

  • 要領:関係部署と協議のうえ、電子稟議システムにて代表取締役の決裁を得るものとする

  • 基準:関係部署と協議のうえ、電子稟議システムにて管掌取締役の決裁を得るものとする


2.前項に関わらず、監査役に関する基準は監査役が決定する。



~作成のポイント~
電子稟議システムを使用する前提で記載しています。


監査役を設置している場合は2項を記載します。

監査役会設置の場合には、監査役の文言が監査役会になります。


(連番登録)

第12条

諸規程の関係部署の責任者は、諸規程の制定・改廃を決定したときは、速やかに、規程管理部門に連番登録を申請する。


2.規程管理部門は、連番登録の申請に基づき、諸規程の内容、関係部署等を勘案して連番登録し、そのことについて申請部署に通知する。


第3章 公布・保管


(公布)

第13条

規程管理部門は、制定・改廃された諸規程を施行日とともに、代表取締役名にて通達(公布)し、その内容を従業員に周知徹底しなければならない。ただし、周知することが望ましくないと認めるものについては、この限りではない。



~作成のポイント~
従業員に周知しない規程を認める旨も記載しましょう。


(公布方法)

第14条

諸規程の公布方法は、原則として、○○○○により施行日の○○日前に公布するものとする。



~作成のポイント~
交付方法について定めます。
作業スケジュール的に、取締役会等での承認後、すぐに施行したい場合もあると思いますので、いっそのこと本条項自体、無くても構わないでしょう。


(効力)

第15条

諸規程の制定は、原則として、施行日をもって効力が生じるものとする。


2.現行規程を廃止し、新規程を制定したときは、旧規定の効力は特に定めがない限り、新規程の施行とともに消滅する。


(収録)

第16条

公布された諸規程は、規程集に収録するものとする。


2.規程集は、各部署に備えおくものとする。


3.各部署の責任者は、規程集の内容を整備し、常に最新の状態で維持管理するものとする。



~作成のポイント~
社内イントラネットや共有フォルダに格納し、閲覧・参照できるような形での記載も考えられます。


(保管)

第17条

諸規程の原本は、規程管理部門で保管(記録)するものとする。



~作成のポイント~
最新のものがどれなのか?を明確にするためにも、紙なり、電子的手段なり、管理できるようにしましょう。


(運用)

第18条

各部署の責任者は、諸規程が公布された際は、遅滞なく従業員に対して、その内容を周知し、その指導を行うものとする。


2.取締役、従業員及び関係者は、公布された諸規程を厳正に遵守しなければならない。


3.規程管理責任者及び各部門責任者は、緊密な連絡をとり、諸規程の適正な運用、調整にあたり諸規程の維持促進に努めるものとする。


第4章 その他


(改廃)

第19条

本規程は、取締役会の決議により、改廃する。


附則


本規定はYYYY年MM月DD日より施行する。


以上

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